Vad innebär uppdragen som förtroendevalda i Föreningen Nordsvenska Hästen?
Nedan ska vi försöka att beskriva vad som ingår i de uppdrag som upptas på valrapporten. Detta för att underlätta för den som valts till respektive uppdrag samt även vara ett verktyg för valberedningarna, både centralt och på distriktsnivå.
Vad innebär mitt uppdrag?
Fullmäktigeledamot ska vara medlem i föreningen och vara invald som ledamot eller i förekommande fall, ersättare i distriktsstyrelsen vilket reglas av stadgan. Om uppdraget som ledamot eller ersättare i distriktsstyrelsen upphör så upphör även fullmäktigeuppdraget. Fullmäktigeledamotens valperiod är samma som ledamot/ersättare i distriktsstyrelsen. Fullmäktigeledamoten ska representera distriktet på föreningens fullmäktigemöten samt på avelskonferensen och eventuella andra träffar m.m. som anordnas av föreningsstyrelsen.
Ordförande, vice ordförande Enligt den nya stadgan som gäller från 2017 väljs distriktens ordförande på distriktsårsmötet för en mandatperiod om ett år. På valbar plats ska ledamöterna i distriktsstyrelsen stå. Ordförande leder och fördelar arbetet i styrelsen. Personen bör ha ”social kompetens” då uppdraget kan innefatta att få människor med olika uppfattningar att dra åt samma håll. Personen bör också ha förmåga att entusiasmera distriktsstyrelsen och distriktets medlemmar för att vidmakthålla och driva verksamheten vidare. God kännedom om föreningen och allmän föreningskunskap är nödvändigt. Att representera distriktet vid olika träffar, konferenser, utbildningar och träffar är av stort värde. Samma förutsättningar bör gälla vice ordföranden då kortare eller längre vikariat på posten som ordförande kan komma att inträffa.
Sekreteraren, vilken kan väljas inom eller utom distriktsstyrelsen, har en viktig funktion för distriktet. Medlemskap i föreningen är enligt stadgan nödvändigt. Sekreterarens uppgift är att skicka kallelser inför möten, tillsammans med ordföranden föreslå dagordning, föra och skriva ut protokoll från möten samt eventuella andra aktiviteter där detta kan var erforderligt. Även distribution av protokoll ska göras av sekreteraren. Sekreteraren bör ha god kännedom om föreningen och allmänt föreningskundskap är nödvändig. Sekreterare bör också ha god förmåga att uttrycka sig i skrift. Sekreterare ska se till att protokoll från distriktsårsmöte undertecknas av ordförande, både ordinarie ordförande samt eventuell vald årsmötesordförande, sekreterare samt justeringsmän skickas till sekreteraren för föreningsstyrelsen tillsammans med ifylld valrapport. Efter verksamhetsårets avslut ska sekreterare tillse att protokoll samt eventuellt andra handlingar tillställs de valda revisorerna.
Kassören, vilken kan väljas inom eller utom distriktsstyrelsen, har en viktig funktion för distriktet. Medlemskap i föreningen är enligt stadgan nödvändigt. Kassörens främsta uppgifter är att hålla i distriktsföreningens ekonomi samt fortlöpande uppdatera distriktsstyrelsen om det ekonomiska läget. Om distriktsstyrelsen önskar ska kassören upprätta budget för nästkommande år och fortlöpande hålla distriktsstyrelsen uppdaterad om avvikelser från denna. Kassören ska också se till fakturor betalas och utställs. Kassören ska också efter räkenskapsårets avslut sammanställa en årsredovisning vilken ska tillställas distriktsstyrelse och valda revisorer. Kassören bör ha en egen ordnad ekonomi.
Medlemsansvarig i distriktet kan väljas inom eller utom distriktsstyrelsen och ska enligt stadgan vara medlem i föreningen. Bör i samarbete med distriktsstyrelsen se till att aktuella adresser m.m. finns på distriktets medlemmar och informera föreningsstyrelsen om förändringar. Medlemsansvarig informeras kontinuerligt av föreningsstyrelsens kassör om nya medlemmar och även de medlemmar som inte har betalat medlemsavgiften så att kontakt kan tas med dessa. Har distriktet eget ”välkomstbrev” till nya medlemmar kan medlemsansvarig i samarbete med distriktets sekreterare skicka detta.
Hemsidesansvarig för distriktens egna hemsidor kan väljas inom eller utom styrelsen men ska enligt stadgan vara medlem i föreningen. Bör i samarbete med distriktsstyrelsen se till att aktuell information finns på hemsidan. Stora variationer finns i distrikten på utformningen av hemsidor och det bör vara upp till respektive distriktsstyrelse att utforma policys för den egna hemsidan. Här kan också påpekas att om andra sociala medier används bör en civiliserad ton användas. Det är också viktigt ur demokratisk synvinkel att alla medlemmar i föreningen nås av den information som distrikten förmedlar.
Länskommittérepresentant kan väljas inom eller utom styrelsen men ska enligt stadgan vara medlem i föreningen. Representanten eller representanterna, kan vara fler än en person, ingår i en länskommitté vilken kan bestå av flera andra raser inom ett geografiskt område. Kommittéernas uppgift är bland annat att inkomma med förslag om plats, datum och premieringsförrättare till de olika premieringstillfällena i sitt geografiska område. Representanten bör ha god kunskap om Svenska Hästavelsförbundets sommarpremieringssystem. Länskommittérepresentanten bör i samarbete med stoinventeringsansvarig ha information om vilka hästar som finns i distriktet så att dessa uppmuntras att komma till avelsvärderingar och premieringar. Det är länskommittérepresentantens uppgift att hålla ersättaren informerad om det pågående arbetet i länskommittén så att ersättaren utan svårighet kan träda in i och ta del av kommitténs arbete. Samma kvalifikationer gäller för ersättare som för representanten.
Distriktets körkursansvarig kan väljas inom eller utom styrelsen men ska enligt stadgan vara medlem i föreningen. Personen bör i samråd med distriktsstyrelsen arbeta för att öka intresset för körkurser, körträffar och annan verksamhet som gagnar medlemmar och hästar. Personen bör också ajourhålla sig med den centrala verksamheten som erbjuds av föreningsstyrelsen. Råd och stöd kan erhållas från föreningsstyrelsen körkursansvarig.
Distriktets PR-ansvarig kan väljas inom eller utom styrelsen med ska enligt stadgan vara medlem i föreningen. Uppdraget kan fördelas på fler personen som verkar i en kommitté. Personen bör i samarbete med distriktsstyrelsen ajourhålla sig om vilka evenemang och aktiviteter som är på gång i distriktets område och undersöka om möjlighet finns för deltagande där. Har distriktet egen material- och klädkollektion kan detta eventuellt hanteras av PR-ansvarig. Stor variation finns i de olika distrikten och uppdraget kan därför se olika ut. Överenskommelse mellan vald person och distriktsstyrelsen om uppdragets innehåll kan därför rekommenderas.
Distriktets ansvariga för stoinventeringen kan enligt väljas inom eller utom styrelsen men personen ska enligt stadgan vara medlem i föreningen. Detta är en mycket viktig funktion i distriktets verksamhet. Ansvarig bör hålla sig ajour med stomaterialet inom distriktet så att nytillkomna ston inventeras. Det är också värdefullt att visningsbara hästar kommer till premiering och arbetet med att kontakta hästägarna kan ledas av den ansvarige i samarbete med länskommittérepresentanten. Det är också den ansvarige som sammanställer inventeringsrapporter och skickar dessa till föreningsstyrelsens sekreterare. Information om eventuella brev till hästägare med extra bevarandevärda ston skickas av föreningsstyrelsen sekreterare till ansvarig som ska informera distriktsstyrelsen om detta. Den ansvarige bör också ha kontroll på vilka hästar som kan vara aktuella för höjningar av avelsvärderklasser samt aktuella för att ansöka om utmärkelser från föreningen. Den ansvarige kan ha kontakt med id-kontrollanter som verkar i det geografiska området för att ”fånga upp” hästar vars ägare kanske inte tidigare är kända av distriktet. Råd och stöd kan erhållas av den av föreningsstyrelsen utsedda granskningsgruppen.
Distriktets ungdomsansvarig kan väljas inom eller utom styrelsen men ska enligt stadgan vara medlem i föreningen. Även detta är en mycket viktig funktion i distriktets verksamhet. Ansvarig bör arbeta för att få fler ungdomar att engagera sig i föreningens arbete och delta på de aktiviteter som erbjuds både på distriktsnivå och centralt. Ansvarig kan med fördel arbeta tillsammans med PR-ansvarig och distriktsstyrelsen för att erbjuda lämpliga evenemang som vänder sig till ungdomar inom distriktsområdet. Råd och stöd kan erhållas av föreningsstyrelsen sammankallande för ungdomsgruppen samt från föreningsstyrelsen.
Distriktets tidningskontakt kan väljas inom eller utom styrelsen men ska enligt stadgan vara medlem i föreningen. Personen bör hålla föreningsstyrelsens tidningsredaktör uppdaterad på eventuella evenemang och aktiviteter som kommer eller reportage med bilder från det som varit. Finns medlemsblad i distriktet bör detta tillsändas föreningsstyrelsens tidningsredaktör. Personen kan också i samarbete med PR-ansvarig tillskriva lokala tidningar och annan media om kommande eller avhållna evenemang.
Postmottagren bör ingå i distriktsstyrelsen och fortlöpande informera om den post som inkommer så att distriktsstyrelsen kan föra den information som berör distriktets medlemmar vidare till dessa. Postmottagaren erhåller i stort sett samma information som distriktets fullmäktigeledamot/ledamöter.
Mallar och styrdokument
Valrapport
Motionsmall 2020
Protokollsmall
Beskrivning förtroendevald
Sammanställning stoinventering